Regulamin korzystania

z czytelni Archiwum Europejskiego Centrum Solidarności
 
§ 1
1. Zasób archiwalny Europejskiego Centrum Solidarności udostępniany jest na zasadach wynikających z:
Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
Rozporządzenia Min. Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 lipca 2008 r. w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych
Ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych
Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych
§ 2
  Archiwalia udostępniane są wyłącznie na miejscu w czytelni Archiwum, korzystanie z nich jest bezpłatne. Nie ma możliwości wypożyczenia archiwaliów na zewnątrz.
1. Materiały archiwalne udostępniane są na pisemne zamówienie osoby zainteresowanej.
2. Osoba przystępująca do korzystania z materiałów archiwalnych wypełnia Zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego. Obejmuje ono dane użytkownika oraz charakterystykę zamierzonych poszukiwań archiwalnych. Podanie informacji niezbędnych do bieżącego zarządzania udostępnianiem archiwaliów jest obligatoryjne. Pozostałe pola graficznie wyróżnione na formularzu wypełniane są dobrowolnie. Informacje należące do drugiej grupy służą analizie potrzeb badawczych a ich pominięcie nie powoduje ograniczenia uprawnień do korzystania z materiałów archiwalnych.
3. Zgłoszenie użytkownika może być ponadto uzupełnione o dodatkowe oświadczenie dotyczące zakresu wykorzystania informacji zawartych w archiwaliach, o ile użytek z nich podlega prawnym ograniczeniom.
4. Zgłoszenie użytkownika jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych użytkownika w celu umożliwiającym ewidencjonowanie udostępnienia archiwaliów na potrzeby wewnętrzne ECS. Zgoda obejmuje przetwarzanie danych osobowych w przyszłości w tym samym celu.
§ 3
1. Informacje o materiałach archiwalnych niezbędne do złożenia zamówienia wyszukiwane są przez użytkownika samodzielnie.
2. Podstawową pomoc w wyszukiwaniu materiałów archiwalnych stanowią pomoce ewidencyjno-informacyjne do zasobu. Mogą być one udostępnione przed złożeniem Zgłoszenia użytkownika.
3. Ogólnych informacji o zasobie, dostępnych pomocach informacyjnych i ewidencyjnych i o zasadach udostępniania archiwaliów udziela dyżurujący pracownik.
§ 4
1. Materiały archiwalne udostępniane są na podstawie zamówienia (rewersu). Zamówienie wypełnia się osobno dla każdej jednostki archiwalnej
2. Udostępniane jednostki archiwalne opatrzone są drukami rejestru udostępniania (metryczkami). Użytkownik zasobu zobowiązany jest wpisać w odpowiednie rubryki datę korzystania z jednostki, nazwisko i imię, może też podać temat pracy (przedmiot badań).
3. Archiwalia udostępniane są w postaci oryginałów, z wyjątkiem sytuacji, gdy Archiwum posiada reprodukcje cyfrowe tych materiałów. W takich wypadkach zamiast oryginału udostępnia się jego kopię.
§ 5
1.
Użytkownik może otrzymać 5 jednostek archiwalnych jednorazowo. W uzasadnionych przypadkach liczba ta może być zwiększona. Zamówienia realizowane są w dniu złożenia rewersu pod warunkiem, że nastąpiło ono, co najmniej godzinę przed końcem godzin otwarcia archiwum.
2. Po każdorazowym zakończeniu pracy korzystający z materiałów archiwalnych zwraca je dyżurującemu pracownikowi z dyspozycją ich zwrotu do magazynu lub też pozostawienia w pracowni.
3. Jeżeli przerwa w korzystaniu z akt znajdujących się w podręcznym depozycie przekracza 2 tygodnie, są one zwracane do magazynu bez dyspozycji użytkownika. Podjęcie nad nimi pracy wymaga złożenia ponownie zamówienia.
4. Jeżeli w korzystaniu z materiałów archiwalnych udostępnionych odpowiednio do określonego Zgłoszenia użytkownika nastąpi przerwa przekraczająca 12 miesięcy, podjęcie prac wymaga ponownego zgłoszenia.
§ 6
  Ze względu na wymogi bezpieczeństwa zasobu archiwalnego osoby korzystające z akt mogą być w uzasadnionych przypadkach wezwane do okazania upoważnionym pracownikom zawartości toreb. Kontroli mogą też być poddane materiały wynoszone z pracowni w tym sporządzane przez użytkowników notatki z przeglądanych archiwaliów. Za upoważnione w tym zakresie uważa się osoby dyżurujące w pracowni i pracowników ochrony, a także ich przełożonych:
§ 7
1. Użytkownik materiałów archiwalnych korzysta z nich w ramach złożonego przezeń zgłoszenia nie ingerując w ich układ i treść, zachowując dbałość o ich stan fizyczny i bezpieczeństwo.
2. Korzystanie z materiałów archiwalnych w pracowni powinno być prowadzone w sposób niezakłócający pracy innych użytkowników akt.
3. Do pracowni nie należy wnosić przedmiotów i substancji ( w tym art. spożywczych, środków barwiących, materiałów łatwopalnych itp. ) mogących spowodować uszkodzenie dokumentów, a także teczek i toreb. Wyjątek stanowią torby przeznaczone do transportu przenośnych komputerów.
4. W przypadku uszkodzenia lub zniszczenia archiwaliów przez użytkownika, ponosi on pełną odpowiedzialność odszkodowawczą wobec ECS za powstałe szkody.
5. Udostępnienie materiałów archiwalnych nie uprawnia do samodzielnego ich reprodukowania. Posługiwanie się przez użytkowników własnymi urządzeniami kopiującymi jest uzależnione od wyrażenia zgody przez kierownika Działu Archiwum i Organizacji Wystaw, o ile pracownia digitalizacji ECS nie jest wstanie wykonać takiej usługi, a użytkownik uzasadni zastosowanie określonej przezeń techniki kopiowania
§ 8
  Nieprzestrzeganie powyższych zasad przez użytkownika lub stwierdzenie rażącego braku przygotowania do samodzielnych badań może spowodować wydanie przez kierownika Działu Archiwum i Organizacji Wystaw decyzji o odmowie bezpośredniego udostępniania materiałów archiwalnych.
§ 9
  Regulamin wchodzi w życie z dniem 1. 04. 2015 roku.